對外貿易信函需注意三點溝通技能。

信譽證：反向思考，語氣平和；

信譽證是指銀行應進口方(買方)請求向出口方(賣方)開出的一份書面證明，以保證支付貨款。銀行授權出口人在符合信譽證條件的情形下，以銀行或其指定的銀行動付款人，開出的匯票不得超過規定金額，并按規定隨附裝運單據，按時在指定的地點收取。

對外貿易業務中，合同的簽署和實行的時光有很長的間隔，在即將交貨之前，如果買家的信譽證尚未開出，則賣方必需督促買方及時開出信譽證，以便及時裝運。怎樣催促對方盡快開出信譽證更難。通常為緩和藹氛，對外貿易人員可采取逆向思維的辦法，敦促對方盡快開證。

貨不符：態度委婉，避免消極情感的影響。

對外貿易企業難免會遇到貨物資量、數目等與前期訂單描寫不相符，不得不拒收貨物或提出索賠的情形，這將不可避免地會在此時傳遞負面資訊。心理研討顯示，消極情感比積極情感具有更強的沾染力和影響力。應用正面詞語進行商業溝通，可有效地增進外貿合作。對外貿易企業在與對方協商貨物不符時，除了客觀地解釋事實本相外，也要注意照料對方的面子，盡量不要損害自己的情感，用積極的語言來避免負面情感的負面影響。

索賠和謝絕：條理清晰，博得客戶的懂得和支撐。

在對外貿易中，由于主客觀原因，不可避免地會收到客戶的投訴和索賠。實際經驗表明，回復客戶投訴和索賠是最辣手的信函業務。對外貿易企業往往依據不同情形選擇索賠還是謝絕索賠。準確處置和謝絕索賠是一項極具挑釁性的交換工作。

如為索賠，應采用直接寫法，以開門見山的方法告訴對方索賠的好資訊。與此同時，盡量用中性的語言將對方的注意力轉移到高興的事情上，避免對索賠問題的消極描寫。

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