雖然電子發票的規定已經存在了十多年，但近年來在全球范圍內，對于電子發票政策的應用率正在激增。所以，盡管電子發票在美國還不是強制性的，但美國賣家了解電子發票是很重要的：它是什么、它的機制是什么、哪些場景需要提供電子發票，以及把紙質發票換成電子發票有什么好處。

顧名思義，電子發票指的是電子傳輸數字發票和相關文件（例如：信用票據、付款條款和采購訂單）。電子發票包含與紙質發票相同的信息；用電子方式創建、發送和存儲發票，完全不用紙張，節省了公司的時間、資源和勞動力。

電子發票一般會自動以電子方式處理，有以下兩種格式：

結構化發票格式：電子發票通過結構化電子數據交換（EDI）轉移到客戶的ERP，這是肉眼無法看到的。電子數據交換通常以電子方式持有，直到內部批準，然后歸檔。

混合發票格式：混合發票格式是一些國家最常用的電子發票類型。發票通常以PDF-A/3文件和結構化發票（用于計算機的XML文件）的形式發布，PDF-A/3文件是人們可以看到的。

這種格式規定了發票如何發送（通過EDI或XML）、查看和接受。電子發票的一個巨大好處是無需人工干預就可以讀取。事實上，在某些情況下，人工操作數據是被禁止的。

所有國家的電子發票政策都要求在某些情況下以數字方式提交某些文件，但除此之外，每個國家的電子發票要求是不相同的。可能會不同的部分不僅包括格式，還包括誰被授權提交，誰必須批準，記錄保存要求等等。

總的來說，有兩種方法：在美洲流行的清算方法和在歐洲更常用的審計后方法。雖然兩者存在相同的點，如身份認證要求，但兩者之間有一個關鍵區別。

在清算方式下，發票在供應商、稅收管理員和買方之間流動，并接受稅務機關的實時審計。稅務機關就像一個看門人一樣，審查供應商提交的所有發票。如果有任何不對勁的地方，發票就會被拒絕，交易就會暫停或停止。

越來越多的國家正在采用清算模式，因為這使他們有更多權力將稅務欺詐扼殺在萌芽狀態。

例如，在墨西哥，政府認證的代理機構必須批準發票，然后才能將其交給買家。供應商將發票提交給稅務機關進行審查。如果發票被批準，稅務機關會添加一個數字簽名，并將簽名的發票傳回給供應商，然后由供應商將其轉交給客戶。 

根據意大利類似但不同的電子發票規定，所有相關的發票必須通過意大利稅務局的電子發票平臺Sistema di Interscambio（Sdl）。Sdl實時驗證每個應稅交易是否適用適當的稅收，并在批準的發票上添加數字簽名。在大多數情況下，Sdl會將發票提供給買方，但也有可能將發票發送給供應商，讓其發送給買方。

印度正在實施的電子發票系統也對發票進行電子認證。印度的系統在使用的幾個月中已經發現了欺詐案件和數據不匹配。其他使用清算方法的國家也發現它有助于減少錯誤和欺詐，從而減少稅收差距。

稅務機關并不直接參與后審計方式的交易--他們不需要批準發票就可以將其轉交給客戶。然而，審計后的方法確實為稅務官員提供了對商業交易的更大可視性。

有了這個系統，數字或電子發票在供應商和買方之間（直接或通過服務提供商）流動，就像使用紙質發票時那樣。然而，電子發票也必須送交稅務機關。交易記錄必須保存一段時間，這往往比通過清算方式接受的文件的要求要長。

無論采用哪種方法，遵守一個國家的電子發票要求的第一步是理解它們是的規定內容。是否強制要求使用電子數據交換（EDI）？是否需要獲得電子簽名？電子發票記錄必須保留多長時間？企業必須知道這些和其他相關問題的答案。

對于廣泛使用的清算方式，有幾個通用的法則：

●供應商的ERP按照報告國的規范生成電子發票

●電子發票直接發送到稅務機關的門戶網站和買方的應付賬款系統

●門戶網站以電子方式驗證電子發票

●買方批準或拒絕電子發票

●買方向供應商支付經批準和認證的發票

●供應商進行納稅申報，并按要求向稅務機關納稅

實施電子發票規定的國家包括但不限于：埃及、法國、希臘、印度、愛爾蘭、意大利、約旦、荷蘭、挪威、波蘭、葡萄牙、沙特阿拉伯、西班牙、英國和越南。

各國通常會分階段實施電子發票要求，以使企業和政府機構有時間采取必要的措施來遵守這些要求。許多國家一開始就規定企業對政府（B2G）的交易必須開具電子發票；企業對企業（B2B）和企業對消費者（B2C）的交易通常也會跟進。 一些國家甚至對企業和物品之間的交易(B2T)實施電子發票要求，即物聯網(IoT)。

例如，法國的電子發票要求正在實施，具體如下：

● 2017年1月。某些B2G交易開具發票

● 2023年1月。大型企業的B2B和B2C（國內和國際）開具發票

● 2024年1月。為中型企業開具B2B和B2C（國內和國際）發票 

● 2025年1月。小型公司的B2B和B2C（國內和國際）發票開具

印度也在逐步推行強制性的電子發票要求。年營業額超過100億的公司從2021年1月1日起對B2C交易有一定的電子發票義務。2021年4月1日，該義務擴展到B2B交易。

美國管理和預算辦公室（OMB）第15-19號備忘錄指示各機構在2018年前完全以電子方式管理聯邦采購的發票。根據該指令，這樣做將促進效率和透明度，減少浪費，并使供應商更容易與政府做生意。

雖然這個雄心勃勃的目標尚未實現，但據估計，美國政府處理的發票中有40-45%是電子的--而且潮流還在向這個方向發展。

各國出于各種原因制定了電子發票要求，其中包括：

● 加強現金流（加快發票交付時間和付款）

● 提高效率

● 提高安全性

● 減少欺詐行為

● 減少浪費（紙張）

電子發票的吸引力對于稅收差距大的國家（也就是逃稅和欺詐程度高的國家）可能特別大。從一開始就有稅務機關的參與，就像清算方法一樣，可以幫助各國識別和減少稅務欺詐。

企業也可以從電子發票中受益，即使是在還不需要電子發票的領域。對企業的好處包括增加儲蓄，因為公司在發票上投入的時間和資源(時間和材料)更少。根據Inposia的說法，從紙質發票轉換為電子發票可以減少高達80%的成本。

自動創建和提交電子發票也可以減少人工錯誤。而且，由于電子發票只需按下一個按鈕就能送達，因此，從開具發票到標記付款之間的時間差可以大大縮短。電子發票還增強了安全性，并且比提供紙質發票具有更大的靈活性。

細心的賣家可能已經發現了，從全球各國先后稅改，到電子發票的發展和應用，各國政府對于稅務數據也會越來越清晰，財稅合規也已經成為跨境電商發展的必然趨勢。

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