對外貿(mào)易信函需注意三點(diǎn)交流技巧。

信譽(yù)證：反向推敲，語氣平和；

信譽(yù)證是指銀行應(yīng)進(jìn)口方(買方)要求向出口方(賣方)開出的一份書面證明，以保證支付貨款。銀行授權(quán)出口人在符合信譽(yù)證條件的情形下，以銀行或其指定的銀行動付款人，開出的匯票不得超過規(guī)定金額，并按規(guī)定隨附裝運(yùn)單據(jù)，按時(shí)在指定的地點(diǎn)收取。

對外貿(mào)易業(yè)務(wù)中，合同的簽署和實(shí)行的時(shí)間有很長的間隔，在即將交貨之前，如果買家的信譽(yù)證尚未開出，則賣方必需督促買方及時(shí)開出信譽(yù)證，以便及時(shí)裝運(yùn)。怎么催促對方盡快開出信譽(yù)證更難。通常為緩和藹氛，對外貿(mào)易人員可采取逆向思維的辦法，敦促對方盡快開證。

貨不符：態(tài)度委婉，避免消極情感的影響。

對外貿(mào)易企業(yè)難免會遇 物資量、數(shù)目等與前期訂單描寫不相符，不得不拒收貨物或提出索賠的情形，這將不可避免地會在此時(shí)傳遞負(fù)面資訊。心理研討顯示，消極情感比積極情感具有更強(qiáng)的沾染力和影響力。利用正面詞語進(jìn)行商業(yè)交流，可有效地增進(jìn)外貿(mào)合作。對外貿(mào)易企業(yè)在與對方協(xié)商貨物不符時(shí)，除了客觀地說明事實(shí)本相外，也要注意照料對方的面子，盡量不要損害自己的情感，用積極的語言來避免負(fù)面情感的負(fù)面影響。

索賠和謝絕：條理了解，博得客戶的懂得和支撐。

在對外貿(mào)易中，由于主客觀原因，不可避免地會收到客戶的投訴和索賠。實(shí)際經(jīng)驗(yàn)表明，回復(fù)客戶投訴和索賠是更辣手的信函業(yè)務(wù)。對外貿(mào)易企業(yè)往往依據(jù)不同情形選擇索賠還是謝絕索賠。準(zhǔn)確處置和謝絕索賠是一項(xiàng)極具挑戰(zhàn)性的溝通工作。

如為索賠，應(yīng)采用直接寫法，以開門見山的方法告訴對方索賠的好資訊。與此同時(shí)，盡量用中性的語言將對方的注意力轉(zhuǎn)移到高興的事情上，避免對索賠問題的消極描寫。

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