撰寫外貿函電的目標是為了溝通業務信息，樹立和保持良好的商業伙伴關系。要寫出一封得體的外貿信函，通常要遵守以下幾個原則：

一、Courtesy禮貌

語言要有禮且謙遜，及時地回信也是禮貌的表示。例如:

Wehavereceivedwithmanythanksyourletterof20May，andwetakethepleasureofsendingyouourlatestcatalog.WeWishtodrawyourattentiontoaspecialofferwhichwehavemadeinit.

Youwillbeparticularlyinterestedinaspecialofferonpage5ofthelatestcatalogenclosed,whichyourequestedinyourletterof20May.

二、Consideration諒解

寫信時要處處從對方的角度去思考有什么要求，而不是從自身動身，語氣上更尊敬對方。

例如:

“Youearn2percentdiscountwhenyoupaycash.Wewillsendyouthebrochurenextmonth.”比“Weallow2percentdiscountforcashpayment.Wewon'tbeabletosendyouthebrochurethismonth.”的用法要好。

三、Completeness完全

一封商業信函應概況了各項必須的事項，如邀請信應說明時間、地點等，確忌寄出曖昧不清的信件。

四、Clarity了解

意思表達明白，要注意避免用詞錯誤、注意詞語所放的地位。

五、Conciseness簡練

避免不必要的反復，不僅僅糟?？蛻魰r間也容易給人留下工作才能不強的印象。短句、單詞的運用:

Enclosedherewith----->enclosed

atthistime----->now

duetothefactthat----->because.

adraftintheamountof$1000----->adraftfor$1000

六、Concreteness具體

就是工作.上必需讓客戶知道的細節必定要具體列舉出來。

七、Correctness準確

簡而言之就是在信息(型號、尺碼、價錢、貨期等等)得到確認之后，精確在郵件里反饋給客戶。需要指出的是重復更改已經明確好的信息會留給客戶不好的印象，所以日常工作中-些細節必定要都確認無誤后再告訴客戶。

以上就是函電書寫七個原則，希望能幫助賣家更好地做郵件營銷。

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